Personvernerklæring

Sist oppdatert: 24. oktober 2018

Behandling av personopplysninger i Revisorgruppen
Denne personvernerklæringen forteller hvordan vi i Revisorgruppen («Rg») samler inn og bruker personopplysninger. Rg består av Revisorgruppen AS og medlemsbedriftene som fremgår under https://rg.no/kontakt/. Målet er å gi deg overordnet informasjon om vår behandling av personopplysninger.

Her får du nærmere informasjon om hvilke personopplysninger vi typisk samler inn, hva vi bruker opplysningene til og hvordan vi behandler dem. Du får også informasjon om hvilke rettigheter du har dersom vi har personopplysninger om deg.

Henvendelse om vår behandling av personopplysninger kan rettes til:

Revisorgruppen AS
Postboks 7154 Majorstuen, 0307 Oslo
personvern@rg.no

Vennligst oppgi aktuell medlemsbedrift hvis henvendelsen gjelder personvern hos et konkret medlem. Henvendelsen vil bli fulgt opp av vår personvernansvarlig. Du kan også rette din henvendelse til din kontaktperson hos oss.

Denne personvernerklæring er basert på Den norske revisorforeningens standard som er utarbeidet i forbindelse med bransjenorm for personvern (publisert  juni 2018). Bransjenormen er til høring hos Datatilsynet og behov for endringer / justeringer i den forbindelse kan ikke utelukkes. Erklæringen gir uttrykk for det som skal være standard i revisjonsbransjen generelt og Rg spesielt, men det må påregnes noe tid før alt av avtaleverk og rutiner knyttet til den praktiske håndteringen er på plass.

Oversikt over personvernerklæringen

  1. Lovgivning og bransjenormer
  2. Når samler vi inn personopplysninger?
  3. Behandlingsansvarlig og databehandler
  4. Dine rettigheter
    1. Innsyn
    2. Sletting og retting
    3. Klage
  5. Personopplysninger som vi samler inn og hva vi bruker dem til
    1. Oppdrag etter revisorloven
    2. Oppdrag etter regnskapsførerloven
    3. Oppdrag som ikke er lovregulert
    4. Plikter etter hvitvaskingsloven
    5. Kundekontakt og markedsføring
    6. Bruk av våre nettsider rg.no
    7. Medarbeidere og jobbsøkere
  6. Informasjonssikkerhet, taushetsplikt og oppbevaring
  7. Overføring av personopplysninger
    1. Oppbevaring i EØS
    2. Overføring av personopplysninger som følge av lov
    3. Vår bruk av databehandlere
  8. Lokale avvik hos medlemsbedriftene

1. Lovgivning og bransjenormer
Rg har offentlig godkjenning fra Finanstilsynet etter revisorloven og regnskapsførerloven. Finanstilsynet fører tilsyn med at vi driver virksomheten vår i samsvar med lovgivningen vi er underlagt. Nedenfor kan du lese mer om de kravene lovgivningen stiller til vår innsamling, oppbevaring og sikring av opplysninger, i tillegg til kravene i personvernreglene.

Det er utarbeidet en bransjenorm for behandling av personopplysninger i revisjonsbransjen. Det er også utarbeidet en atferdsnorm for behandling av personopplysninger i regnskapsførerbransjen. Vi følger disse bransjenormene i vår virksomhet.

2. Når samler vi inn personopplysninger?
Vi samler inn personopplysninger i forbindelse med

  • utførelse av våre oppdrag, inkludert revisjonstjenester (revisjon av årsregnskap, forenklet revisorkontroll av regnskaper, andre attestasjonsoppdrag/revisorbekreftelser og avtalte kontrollhandlinger), regnskapsføring og ulike rådgivningsoppdrag
  • kundekontroll og rapportering av mistanke etter hvitvaskingsloven
  • kundekontakt og markedsføring
  • bruk av våre nettsider rg.no (herunder kontaktskjema)
  • ansettelser og ansatte

3. Behandlingsansvarlig og databehandler
Vi er behandlingsansvarlig etter personvernreglene når vi behandler personopplysninger i forbindelse med revisjonstjenester, utarbeidelse av årsregnskap og skattemelding for egne revisjonsklienter og attestasjonstjenester. Vi er normalt behandlingsansvarlig på due diligence-oppdrag, granskingsoppdrag og internrevisjonsoppdrag. Vi er også behandlingsansvarlig ved håndtering av personopplysninger i forbindelse med markedsføring og egen administrasjon (herunder rekruttering og personal). Som behandlingsansvarlig er vi ansvarlig for å etterleve kravene i personvernreglene som gjelder ved vår behandling av dine personopplysninger, herunder at du får ivaretatt dine rettigheter.

I enkelte tilfeller er vi imidlertid databehandler for vår kunde. Det vil si at vi behandler dine personopplysninger på vegne av vår oppdragsgiver (behandlingsansvarlig). Dette gjelder for regnskapsføreroppdrag og rådgivningsoppdrag mv hvor det er vår oppdragsgiver (behandlingsansvarlig) som avgjør hvilke opplysninger vi skal behandle. I disse tilfellene vil vi inngå en databehandleravtale med vår oppdragsgiver (den behandlingsansvarlige.) Vi behandler dine personopplysninger i samsvar med databehandleravtalen.

4. Dine rettigheter
Du kan utøve dine rettigheter ved å kontakte vår personvernansvarlig. Send en e-post til personvern@rg.no. Husk å angi hvilken av våre medlemsbedrifter henvendelsen gjelder. Du skal få svar uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager.

Nedenfor informerer vi om hvordan vi ivaretar de rettighetene som er mest aktuelle for vår virksomhet. Les mer om dine rettigheter etter personvernreglene på Datatilsynets nettsider.

4.1. Innsyn
Enhver som ber om det har krav på å få vite hva slags behandling av personopplysninger vi foretar, samt grunnleggende informasjon om behandlingen. Slik informasjon er gitt i denne personvernerklæringen.

Hvis du ber oss om innsyn i opplysninger som vi kan ha om deg, vil vi gjøre rimelige undersøkelser for å finne ut om vi har slike opplysninger. Vi kan imidlertid avvise åpenbart grunnløse eller overdrevne anmodninger (personvernforordningen artikkel 12.5).

Når du ber om innsyn vil vi vurdere om vi kan gi innsyn uten hinder av vår lovbestemte taushetsplikt, og i tilfelle informere om personopplysningene som er behandlet. Vi er underlagt lovbestemt taushetsplikt som gjør at du ikke kan få innsyn i opplysninger vi behandler om deg som også gjelder andre. Det vil for eksempel være tilfelle for opplysninger som gjelder en konflikt mellom deg og din arbeidsgiver. Da må du gå direkte til arbeidsgiveren og be om å få innsyn i opplysningene.

Det kan være nødvendig å vurdere personers kompetanse og integritet for å utføre våre oppdrag. Vår taushetsplikt forhindrer oss å gi innsyn i slike vurderinger. Revisors vurdering skal også være uavhengig av muligheten til innsyn, jf. også personopplysningsloven § 16 første ledd bokstav e.

4.2. Sletting og retting
Du har rett til å få slettet opplysninger om deg selv som ikke lenger er nødvendige for å følge opp oppdraget forsvarlig og som vi ikke har lovbestemt plikt til å oppbevare. Vi kan også ha en berettiget interesse i å beholde opplysninger utover dette hvis det er nødvendige for å forsvare oss mot erstatningskrav eller anklager (personvernforordningen artikkel 6.1.f).

Dersom vi behandler personopplysninger om deg som er uriktige eller ufullstendige, kan du innenfor de begrensninger som er fastsatt i personvernreglene og annen lovgivning kreve å få rettet personopplysningene.

4.3. Klage
Ta først kontakt med vår personvernansvarlig hvis du mener vi ikke overholder personvernreglene.
Du kan også klage over vår behandling av personopplysninger til Datatilsynet.

5. Personopplysninger som vi samler inn og hva vi bruker dem til
5.1. Oppdrag etter revisorloven
Når vi utfører revisjonsoppdrag eller bekrefter opplysninger overfor offentlige myndigheter, er vi pålagt gjennom revisorloven og standarder for god revisjonsskikk å skaffe oss forsvarlig dokumentasjon for våre konklusjoner i revisjonsberetninger og andre uttalelser vi avgir (revisjonsbevis). Denne oppdragsdokumentasjonen inneholder i hovedsak bedriftsrelaterte opplysninger. Den vil imidlertid også inneholde enkelte personopplysninger, slik som:

  • navn og stillingsbetegnelse mv. på personer som vi har innhentet opplysninger fra i forbindelse med oppdraget
  • opplysninger om lønns- og arbeidsforhold til ansatte hos selskapet vi reviderer
  • vurderinger av kompetansen og integriteten til personer som har ansvar for regnskapet eller andre forhold som vi skal bekrefte

Det vil også kunne inkludere opplysninger om enkeltpersoners straffbare forhold og lovovertredelser

5.2. Oppdrag etter regnskapsførerloven
Vi utfører også regnskapsføreroppdrag. Da er vi underlagt regnskapsførerloven. Etter regnskapsførerloven skal vi utføre oppdraget i samsvar med de lover og regler som kundens regnskap skal oppfylle (bokførings-, regnskaps- og skattelovgivningen mv.), og følge god regnskapsføringsskikk. Det regnskapsmaterialet vi behandler på vegne av våre kunder inkluderer personopplysninger, slik som opplysninger om lønns- og arbeidsforhold.

5.3. Oppdrag som ikke er lovregulert
Vi utfører også oppdrag som ikke er regulert på denne måten i revisorloven eller regnskapsførerloven. Det inkluderer bekreftelser/attestasjoner overfor andre enn offentlige myndigheter, avtalte kontrollhandlinger, granskinger og ulike rådgivningsoppdrag. I den grad det er nødvendig å samle inn personopplysninger for å utføre disse oppdragene, skal vi vurdere om kunden har et berettiget behov for revisors uttalelse. I motsatt fall vil vi ikke påta oss oppdraget. På tilsvarende måte som for revisjonsoppdrag (se ovenfor), vil det være snakk om personopplysninger som fremgår av dokumentasjon som er nødvendig som grunnlag for våre uttalelser, rapporter og lignende.

5.4. Plikter etter hvitvaskingsloven
Gjennom hvitvaskingsloven er vi pålagt å utføre risikobaserte kundetiltak ved etablering av kundeforhold. Kundetiltak omfatter å få bekreftet identiteten til personlige kunder eller de personer som handler på vegne av kunden (på revisjonsoppdrag er det daglig leder) og reelle rettighetshavere som i siste hånd kontrollerer kunden. Vi skal registrere og lagre opplysninger om disse personene, inkludert fødselsnummer eller tilsvarende og adresse samt kopi av legitimasjonsdokument benyttet for å bekrefte identiteten.

Gjennom hvitvaskingsloven er vi også pålagt å rapportere mistanke om hvitvasking og terrorfinansiering til Økokrim. Meldinger til Økokrim om mistenkelige forhold skal ha med alt vi er kjent med om forholdet som har medført mistanke, inkludert om involverte personer. Slike meldinger er unntatt innsyn for de involverte.

5.5. Kundekontakt og markedsføring
I vår kontakt med eksisterende, tidligere og potensielle kunder, registrer vi kontaktopplysninger om kontaktpersoner slik som navn, e-postadresse, telefonnummer og stillingsbenevnelse. Vi har en berettiget interesse i å holde kundekontakt og markedsføre våre tjenester (personvernforordningen artikkel 6.1.f).

5.6. Bruk av våre nettsider rg.no
Vi bruker informasjonskapsler (cookies) som gjør at vårt nettsted kan kjenne igjen din datamaskin eller mobiltelefon. Informasjonen som logges er ikke knyttet opp mot den besøkende og kan ikke spores tilbake til deg som enkeltperson. Informasjonen samles inn og benyttes sammen med analyseverktøyet Google Analytics for bedre å kunne forstå hvordan våre brukere benytter nettstedet, slik kan vi tilpasse funksjon og struktur for å gjøre det mer optimalt til deg som bruker. Du kan lese mer om vår bruk av nettanalyse og informasjonskapsler her.

Kontaktskjema
Ved bruk av våre kontaktskjema sendes dine detaljer til respektive kontor som du har valgt. Dine data lagres opp til 30 dager om ikke annen informasjon blir gitt. Dataene lagres for å kunne behandle forespørsler på en effektiv måte.

Barns personvern
Vår nettside er ikke konstruert for eller rettet mot barn under 13 år, og vi vil aldri bevisst samle inn eller vedlikeholde informasjon om barn under 13 år.

5.7. Medarbeidere og jobbsøkere
Personopplysninger om ansatte som vi behandler, er blant annet personalia, lønnsopplysninger, evalueringer, opplysninger om pårørende og utdannelse/stillingsnivå. Grunnlaget er oppfyllelse av arbeidsavtalen (personvernforordningen artikkel 6.1.b) samt å oppfylle vår plikt til å rapportere opplysninger om ansatte til offentlige myndigheter som NAV og Skatteetaten (personvernforordningen artikkel 6.1.c, ev. artikkel 9.2.b, jf. personopplysningsloven § 6). Personopplysninger blir oppbevart så lenge medarbeideren er ansatt hos oss, og slettes ett og et halvt år etter at medarbeideren har sluttet. Personopplysninger om ansatte som inngår i oppbevaringspliktig regnskapsmateriale, oppbevares i samsvar med kravene i bokføringsregelverket.

Dersom du søker jobb hos oss, trenger vi å behandle opplysninger om deg for å vurdere din søknad. Grunnlaget er tiltak på søkerens anmodning før en ev. arbeidsavtale blir inngått (personvernforordningen artikkel 6.1.b). Personopplysninger om søkere som ikke blir ansatt, oppbevares i inntil ett år.

6. Informasjonssikkerhet, taushetsplikt og oppbevaring
Vi har rutiner for å sikre konfidensialitet og integritet i våre kunders data. Sikringsmekanismene inkluderer rolle- og tilgangsstyring og krav til innebygd personvern i våre IT-systemer. Når materiale som inneholder sensitive personopplysninger overføres elektronisk til eller fra oss, skal opplysningene alltid sikres mot innsyn ved hjelp av kryptering (dette gjelder såkalte særlige kategorier personopplysninger, fødselsnummer og personopplysninger om straffbare forhold og lovovertredelser).

Utvidet informasjon om informasjonssikkerhet er tilgjengelig for våre kunder på forespørsel.

Vi er underlagt taushetsplikt etter revisorloven om alt vi blir kjent med i vår virksomhet, både i forbindelse med lovregulerte oppdrag og andre oppdrag. Det gjelder enkelte unntak fra taushetsplikten, se nedenfor om overføring av personopplysninger som følge av lov.

Etter revisorloven og forskrift til revisorloven skal vi oppbevare dokumentasjonen vår på en ordnet og betryggende måte sikret mot ødeleggelse, tap og endring, i minst ti år. Etter hvitvaskingsloven skal vi lagre opplysninger og dokumenter som er innhentet ved kundetiltak eller undersøkelse av mistenkelige forhold i fem år etter at kundeforholdet ble avsluttet / transaksjonen gjennomført. Vi vil bestrebe oss på å slette personopplysninger innen ett år etter utløpet av lagringsplikten. Vi kan ha en berettiget interesse i å beholde dokumentasjonen som inneholder personopplysninger lenger for å følge opp oppdraget forsvarlig eller forsvare oss mot erstatningskrav eller anklager (personvernforordningen artikkel 6.1.f).

I den grad vi oppbevarer personopplysninger på oppdrag som ikke er omfattet av revisorloven, gjør vi det fordi det er nødvendig for å følge opp oppdraget forsvarlig. Personopplysningene slettes normalt fem år etter at oppdraget er avsluttet.

7. Overføring av personopplysninger
7.1. Oppbevaring i EØS
Vi oppbevarer våre kundedata, inkludert alle personopplysninger, i Norge eller andre EØS-land. Det samme gjelder opplysninger om medarbeidere og jobbsøkere. Vi benytter med mindre noe annet fremkommer under punkt  8 kun databehandlere som oppbevarer opplysningene i Norge eller andre EØS-land.

For kunder som er en del av en internasjonal virksomhet, kan det være nødvendig å overføre personopplysninger til et annet land. Hvis overføringen ikke skjer til et EØS-land eller et land godkjent av EU-kommisjonen, skjer overføringen basert på standard personvernbestemmelser vedtatt av EU-kommisjonen, bindende virksomhetsregler for et konsern eller gruppe av foretak eller til noen som er bundet av Privacy Shield (USA).

7.2. Overføring av personopplysninger som følge av lov

  • Finanstilsynet har tilgang til vår dokumentasjon i forbindelse med tilsyn
  • Revisorer eller regnskapsførere som utfører kvalitetskontroll hos oss, har tilgang til vår dokumentasjon
  • Rapportering av mistenkelige transaksjoner til Økokrim, se punkt 5.4
  • Politiet kan i visse tilfeller gis tilgang til dokumentasjonen vår
  • Dersom det gjennomføres bokettersyn hos en kunde, kan vi bli pålagt å overføre informasjon til skattemyndighetene som kan inneholde personopplysninger
  • Vi kan ha plikt til å gi informasjon som kan inneholde personopplysninger til gjeldsnemnd, konkursbo eller bobestyrer i forbindelse med gjeldsforhandling eller konkurs
  • Hvis vi blir innkalt som vitne i en rettsak, har vi alminnelig vitneplikt

Revisorer, regnskapsførere og de myndigheter som er nevnt her, er underlagt lovbestemt taushetsplikt.

7.3. Vår bruk av databehandlere
Vi bruker tjenesteleverandører til å drifte våre informasjonssystemer og lagre data for oss. Det inkluderer behandling av personopplysninger slik det er beskrevet i punkt 5 ovenfor. Vi skal ha databehandleravtaler med alle tjenesteleverandører som behandler personopplysninger på vegne av oss.

Når vi ved behandling av personopplysninger har rollen som databehandler reguleres, med mindre annet er særlig avtalt, forholdet av vår standard databehandleravtale.

8. Lokale avvik (UNDER UTARBEIDELSE)
Eventuelle lokale avvik hos medlemsbedriftene i Rg fra informasjonen ovenfor vil komme her.