Oppbevaring av regnskapsmateriale ved avvikling og konkurs

Ved avvikling av virksomhet og konkurs blir det ofte spørsmål om hvem som skal oppbevare regnskapsmateriale og hvor lenge.
Regnskapsmateriale som nevnt i bokføringsloven § 13 første ledd nr. 1 til 4 skal som hovedregel oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt (med noen få unntak hvor oppbevaringstiden er ti år). Regnskapsmateriale som nevnt i nr. 5 til 8 skal oppbevares i tre år og seks måneder.

Det er ikke gitt et generelt unntak i oppbevaringstiden for tilfeller hvor den bokføringspliktige virksomheten avvikles eller ved konkurs. Skattedirektoratet kan med hjemmel i § 13 siste ledd etter søknad gi tillatelse til redusert oppbevaringstid for regnskapsmateriale.

Aksjeselskap

Avvikling
Det følger av aksjeloven § 16-10 fjerde ledd at avviklingsstyret skal sørge for at selskapets oppbevaringspliktige regnskapsmateriale oppbevares i samsvar med bokføringslovens bestemmelser. Det skal derfor om nødvendig avsettes midler for denne kostnaden i forbindelse med avviklingen av selskapet.

Dette gjelder også for de tilfeller der selskapet som avvikles er datterselskap til et utenlandsk morselskap. Selv om all tilhørighet til Norge opphører, skal regnskapsmateriale fortsatt oppbevares i Norge hele oppbevaringsperioden. Selskapet må sørge for en kontaktperson i Norge som har tilgang til det fysiske og elektroniske regnskapsmateriale. Det kan søkes om dispensasjon om oppbevaring av elektronisk regnskapsmateriale i utlandet så lenge en kontaktperson i Norge kan sørge for at det er tilgjengelig fra Norge. For norsk filial av utenlandsk selskap (NUF) følger det bokføringsforskriften § 7‑4 annet ledd at oppbevaringstiden i Norge er tre år etter regnskapsårets slutt, og ikke fem år som er hovedregelen. Det betyr at regnskapsmaterialet kan oppbevares i utlandet de to siste årene av oppbevaringstiden.

Fusjon og fisjon
Ved fusjon og fisjon følger det av aksjeloven § 13-17 fjerde ledd, jf. § 14-8 første ledd, at det overtakende selskapet skal oppbevare det oppbevaringspliktige regnskapsmateriale. Ved fusjon er det naturlig at det overtakende selskapet overtar alt regnskapsmateriale til det overdragende selskapet. Ved fisjon vil det overdragende selskapet ha oppbevaringsplikt for regnskapsmateriale frem til tidspunktet for fisjon.

Konkurs
Det følger av konkursloven § 80 første ledd at bostyreren snarest mulig skal sørge for at skyldnerens regnskaper og regnskapsmateriale blir sikret. Konkursloven § 122 b regulerer hva som skal skje med regnskapsmaterialet etter bobehandlingen. Bestemmelsen lyder:

“Regnskapsmaterialet kan makuleres dersom bostyreren finner at det ikke lenger har betydning for bobehandlingen. Før makulering skjer, skal bostyreren varsle skyldneren, påtalemyndigheten og skatte- og avgiftsmyndighetene om at regnskapsmaterialet vil bli makulert dersom ingen påtar seg å overta materialet innen en rimelig frist som fastsettes av bostyrer. Varsel bør også gis til andre fordringshavere som kan tenkes å ha interesse av å overta regnskapsmaterialet.”

Når Skatteetaten skal varsles, er det skattekontoret som skal være mottaker av varselet. Det bør fremgå av varselet hvilke andre interessenter som er varslet.

Enkeltpersonforetak

Ved opphør av virksomhet eller ved konkurs er det innehaveren som er ansvarlig for oppbevaring av regnskapsmaterialet.

Omdanning av enkeltpersonforetak til aksjeselskap er en overdragelse av virksomhet til et nystiftet selskap. En slik overdragelse innebærer at innehaveren av enkeltpersonforetaket anses å ha realisert virksomheten. Innehaveren vil ha ansvaret for oppbevaring av regnskapsmaterialet til enkeltpersonforetaket fram til tidspunktet for omdannelse.

Kilde: Skatteetaten